O que é o Sei?
O Sistema Eletrônico de Informações (SEI) é uma plataforma para a gestão digital de documentos e processos, desenvolvida pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF4). A implantação na administração pública estadual será coordenada pela Secretaria de Gestão e Governo Digital, com operação da Prodesp – Empresa de Tecnologia do Estado.
Como usar o SEI?
Para apoiar as servidoras e os servidores na utilização do SEI, preparamos alguns materiais em que os usuários terão acesso às
orientações por meio de cursos, seminários, manuais e também poderão praticar os conhecimentos obtidos realizando testes em um
ambiente de treinamento.
Como Acessar?
Os usuários já estão cadastrados a partir da base existente no sistema anterior (São Paulo Sem Papel) e para se autenticar basta utilizar o login e senha de rede já utilizado para acessar os equipamentos.
Quais as vantagens e benefícios do SEI?
O SEI pode ser acessado por meio dos principais navegadores do mercado e permite o acesso remoto. Entre as vantagens, destacamos a eficiência dos processos sistematizados entre órgãos municipais, estaduais e federais; a variedade de formatos e tamanhos de documentos compatíveis; o controle de nível de acesso, e a tramitação simultânea de processos em múltiplas unidades. Por meio de uma interface intuitiva, a plataforma oferece ainda funcionalidades específicas, como controle de prazos, estatísticas da unidade, tempo do processo, pesquisa em todo teor, acompanhamento especial, textos padrão, assinatura em bloco, organização de processos em bloco, e outros.
Já utilizado pelo Governo Federal e por diversos municípios e Estados, a adesão de São Paulo ao SEI segue a tendência de universalidade de dados, que são fundamentais na redução da burocracia, transparência e na qualidade das entregas.
Como trocar a senha?
Os usuários dos órgãos SAP, PGE, Esportes e DIPOL que estão cadastrados no AD Central da PRODESP, podem efetuar a troca de senha CLICANDO AQUI.
Para os demais usuários, será necessário contatar o administrador da rede local de seu órgão.
Contato
Para dúvidas ou mais informações, entre em contato conosco no email:
Agenda da Semana
Perguntas Frequentes – FAQs
O cronograma do projeto será publicado em resolução do Secretário de Gestão e Governo Digital, gradualmente.
As modelagens já realizadas serão incluídas da mesma forma no SEI, os modelos serão migrados no decorrer da implantação no órgão.
No processo de implantação do SEI! uma das atividades compreende a validação e saneamento da estrutura existente no Sem Papel, com base nesse trabalho será realizada a carga inicial no sistema SEI!
Os processos serão encerrados no SPSP e um novo deverá ser criado no SEI, fazendo referência ao processo existente no SPSP. Só será migrado o que está em andamento, pelo próprio usuário que estiver em posse do processo. Além disso, manter o documentos sobrestados, colocando o marcador SEI (que está sendo desenvolvido) . Será publicada cartilha para orientar a ação.
O SEI! permite anexar processo ao processo existente, por meio da funcionalidade Anexar Processo.
A funcionalidade contagem de prazo tem efeito apenas de alerta ao usuário.
A pesquisa permite ver a quantidade de processos produzidos por uma unidade e quantidade de processos que foram produzidos em outras unidades e estão na unidade do usuário NO MOMENTO DA PESQUISA. Há perfis específicos para determinados usuários que permite gerar relatórios.
O SEI permite captura documentos em duas categorias nato-digital e digitalizado. Apenas para documento digitalizado é permitido a autenticação. Até onde conseguimos analisar a configuração do SEI, não existe documento equivalente ao capturado interno do SP Sem Papel.
No acesso externo, os usuários terão a possibilidade de incluir documentos específicos utilizando o mesmo editor para os demais documentos do SEI.
Não. A composição numeral é diferente de um sistema para outro. No SEI o número do processo é composto pelo número do órgão gerado pelo sistema, sequência numérica de 8 dígitos, ano e digito verificador.
A partir da disponibilização do ambiente de produção, todos os usuários já estarão cadastrados. O acesso será pelo usuário e senha de rede.
O Bloco de Assinatura é um recurso utilizado para a visualização e para a assinatura de minutas de documentos por usuários de unidades diferentes da unidade elaboradora do documento. Também poderá ser utilizado com a finalidade de agrupar documentos produzidos na própria unidade, para assinatura em lote.
Criar um bloco indicando a unidade. Não disponibilizar . Você vai na unidade e assina em lote. Quando não tiver documentos para assinar, deixar o bloco indisponível.
Recurso utilizado para organizar internamente grupos de processos que possuem alguma semelhança entre si. O Bloco Interno também permite o acompanhamento das atualizações posteriores dos processos públicos ou restritos que já tramitaram pela unidade.
Recurso destinado à disponibilização de processos para conhecimento. Por meio dessa funcionalidade, o usuário de unidade diferente daquela que produziu os documentos consegue visualizar as minutas que compõem o processo disponibilizado.
O recurso Acompanhamento Especial permite o acompanhamento do trâmite e das atualizações posteriores de processos públicos; de processos restritos que já tramitaram pela unidade; e de processos sigilosos (somente por usuários que possuem credencial de acesso ao processo).
Exibe o número de processos da unidade que possui definição de retorno programado, tanto para enviados (aguardando retorno de outras unidades), quanto recebidos (processos para devolver), e por tipo: Em Andamento, Atrasado, Retornado e Devolvido.
Não há essa funcionalidade no SEI! Faz-se necessário ligar para a unidade e solicitar que devolva o documento.
Inserir um documento externo, fazer um despacho ou uma informação referenciando o documento que está sendo incluído.
Todos os usuários da unidade e órgãos que estiverem na mesma infraestrutura.
Os processos restritos são acessíveis somente aos usuários das unidades pelas quais tramitaram. Sempre marcar a hipótese legal.
Eles não têm trâmite unidade a unidade. O acesso a esses processos é disponibilizado a usuários específicos que devam atuar no processo, mediante concessão de Credencial de Acesso ou Credencial de Assinatura.
Para a geração do arquivo, é necessário que o bloqueador de pop-ups do navegador esteja desabilitado, ou que o acesso ao endereço seja permitido.
Recurso que permite enviar e-mail relacionado ao processo, com ou sem anexos.
Por enquanto não.
O sistema ficará disponível para consultas. O usuário poderá (dentro um documento composto) inserir os termos de migração ou de encerramento. Fazer download dos que forem necessário para capturar no SEI.
Não será reduzida.
Recomendado que sim.
Não. Mas quem estiver em posse do processo, deve fazer o download para capturar no SEI e dar o andamento por este.
Processo só pode ser editado pela unidade onde ele foi criado.
O Tribunal de contas poderá realizar a autoria pelo Sem Papel e quando terminar o Processo poderá dar continuidade no SEI. Esse caso será revisto pela equipe.
Os documentos arquivados no Sem Papel , continuarão no Sem Papel e será revisado com o Arquivo Público como vão ficar esses documentos arquivados no Sem Papel. Não devem ser transferidos ao SEI.
Não. Vai continuar sendo expediente, mas o SEI chama todas as séries de “tipos de processo”, são nomenclaturas diferentes, mas a natureza e denominação continuará como se dá na TTD-MEIO e TTD-FIM.
Você só atribui um documento para uma unidades e todas as pessoas que estão dentro da unidade terão acesso.
Quem receber na unidade, deverá atribuir a pessoa de interesse.
O e-mail fará parte automaticamente do processo. “Abrir o processo que quero enviar, clicar no ‘envelope’ escrever o e-mail do usuário que vai receber, possibilidade de inserir ‘assunto’, ‘mensagem’, anexar algumas partes ou todo o processo e enviar. O e-mail enviado vai fazer parte do processo, ou seja, vai constar todas as informações do envio.
O Hiperlink serve pra mencionar (destacar parte do processo) algo do processo, precisa criar o hiperlink. FEITA DEMONSTRAÇÃO.
Sim, mas pode se criar uma unidade para centralizar os recebimentos.
Sim, pois se tramita pra a unidade e não para uma pessoa. Você pode atribuir e informar qual pessoa deve assinar.
Não necessariamente precisa ser retirado, mas se quiser retirar, pode.
Se ele estiver na sua unidade você consegue editar. Caso você tenha solicitado assinatura de outras pessoas, então, após a edição, você vai precisar pedir pra assinarem novamente.
Se tramitar pra outra unidade aí não é possível editar.
Faz o procedimento quem estiver em posse com o processo que precisa dar andamento. Mas pode ser ajustado internamente entre CADA / PROTOCOLO.
Caso o processo esteja sendo utilizado por mais de uma unidade, e vários usuários inserindo documentos ao mesmo tempo, sim, poderá haver uma desorganização, para tanto, é possível, através de um usuário, que será indicado pelo órgão, para realizar essa ordenação do processo. No entanto, é recomendado que haja um fluxo definido de trabalho, semelhante ao que se utilizava no SPSP.
Ainda não serão utilizados pois não tem previsão para ser liberado.
Importante capturar apenas as partes mais importantes para dar início ao SEI. Deixando-o hibrido.
É necessário entender sobre a diferença de nomenclatura entre os sistemas.
No SEI “processos” são tipos de documentos relacionados as séries documentais e que poderão ser criados e tramitados como documentos “avulsos“ dentro de um “processo de trabalho”.
ATENÇÃO! Lembre-se que mesmo quando criar um documento simples ou avulso deve-se começar pela ação “Iniciar processo” e incluir documento (procedimento este que dá início à produção de um documento, seja ele avulso ou composto).
Sim, mas será possível apenas receber. Não poderá realizar outra ação. Apenas incluir termo de encerramento ou de mudança de sistema então fazer o download para capturar no SEI e dar andamento no SEI.
Não existe folha líder, como se fosse a capa do processo/expediente/dossiê/prontuário.
os processos podem ser abertos diretamente pela área.
Algumas secretarias ainda mantem o costume fazer a solicitação, e podem fazer. Nesse sentido, o APESP está estudando a modelagem de um termo de autuação, para que se possa enviar ao Protocolo, onde este seria o primeiro documento do processo.
Isso pode variar entre as secretarias. Então fica a critério do órgão decidir o que é melhor, da mesma forma quando abrir os processos. Importante haver uma normatização interna.
O que está no papel e que está próximo do encerramento que ele se encerre no papel, caso contrário deverá ser aberto um documento no SEI, Encerrado no físico e inserido no SEI o novo Volume com o termo.
Todas as unidades devem devolver, mas se não devolverem você pode excluir a disponibilização quando ver que todas as unidades já assinaram o documento.
Sim, igual ao SPSP.
Não aparece o assunto como era na mesa virtual do SPSP, mas se passar o mouse em cima do número do processo, aparecerá o assunto atribuído ao tipo de processo.
Os documentos no SEI ainda não tem contagem de tempo, mas será desenvolvido o módulo de contagem para quando cumprir, eliminar.
A princípio qualquer usuário pode fazer a reclassificação, não necessariamente só perfil CADA.
Será importante definir internamente e normatizar essa questão.
Sim, porém quando a outra unidade receber, ela não vai conseguir abrir o documento que não foi assinado, então ela vai ter que devolver para a unidade que o criou para ele assinar e então tramitar novamente.
Sim, para inclusão dos documentos não precisa estar tudo assinado.
Isso não ocorrerá. O processo fica na unidade.
É possível mudar a classificação. Poderá tramitar sim, mas para pessoa credenciada, após cadastra-la, como uma liberação para que o usuário terá acesso ao documento. Depois da liberação o processo continuará na mesa da pessoa que abriu e somente ao fazer a renúncia a pessoa que abriu o processo perde acesso a ele e ficará só com quem foi tramitado.
O SPDOC vai controlar somente o que está aguardando a temporalidade mas não vai continuar criando documentos. Para documentos sentenciados, devem-se ser cadastrados no SEI com nível de acesso restrito.
Será necessário realizar o download do processo completo, (independente do tamanho) realizar o download apenas de partes relevantes?
Como se dará a devolução desse documento , como proceder esta devolução, considerando que a referida empresa pública ainda não possui previsão de adoção ao SEI?
Entendemos que pode-se realizar o download das partes relevantes e suficientes para que o documento siga sua tramitação internamente. Aconselhamos que na sequência, seja inserida um Informação, registrando que se tratam de cópias de documentos produzidos em outro sistema
Se os processo entrarem pelo Protocolo, vocês (Protocolo) podem abrir o processo no SEI com a mesma classificação do SP Sem Papel.
Depois tramitar o processo SEI para a área e devolver o documento produzido no SPSP para a empresa, com a informação que o documento seguirá tramitando em outro sistema, a área pode instruir o processo no SEI e depois enviar cópia do processo por meio do e-mail do próprio sistema diretamente para a empresa que, então, faz a juntada da cópia no SP Sem Papel.
