O que é o Sei?
O Sistema Eletrônico de Informações (SEI) é uma plataforma para a gestão digital de documentos e processos, desenvolvida pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF4). A implantação na administração pública estadual será coordenada pela Secretaria de Gestão e Governo Digital, com operação da Prodesp – Empresa de Tecnologia do Estado.
Como usar o SEI?
Para apoiar as servidoras e os servidores na utilização do SEI, preparamos alguns materiais em que os usuários terão acesso às
orientações por meio de cursos, seminários, manuais e também poderão praticar os conhecimentos obtidos realizando testes em um
ambiente de treinamento.
Como Acessar?
Os usuários já estão cadastrados a partir da base existente no sistema anterior (São Paulo Sem Papel) e para se autenticar basta utilizar o login e senha de rede já utilizado para acessar os equipamentos.
Quais as vantagens e benefícios do SEI?
O SEI pode ser acessado por meio dos principais navegadores do mercado e permite o acesso remoto. Entre as vantagens, destacamos a eficiência dos processos sistematizados entre órgãos municipais, estaduais e federais; a variedade de formatos e tamanhos de documentos compatíveis; o controle de nível de acesso, e a tramitação simultânea de processos em múltiplas unidades. Por meio de uma interface intuitiva, a plataforma oferece ainda funcionalidades específicas, como controle de prazos, estatísticas da unidade, tempo do processo, pesquisa em todo teor, acompanhamento especial, textos padrão, assinatura em bloco, organização de processos em bloco, e outros.
Já utilizado pelo Governo Federal e por diversos municípios e Estados, a adesão de São Paulo ao SEI segue a tendência de universalidade de dados, que são fundamentais na redução da burocracia, transparência e na qualidade das entregas.
Como trocar a senha?
Os usuários dos órgãos SAP, PGE, Esportes e DIPOL que estão cadastrados no AD Central da PRODESP, podem efetuar a troca de senha CLICANDO AQUI.
Para os demais usuários, será necessário contatar o administrador da rede local de seu órgão.
Contato
Para dúvidas ou mais informações, entre em contato conosco no email:
Perguntas Frequentes – FAQs
Tente isto primeiro
Certifique-se de que você efetivamente está cadastrado no SEI em alguma Unidade do seu órgão.
Certifique-se de que está mesmo na página de acesso para usuário interno (https://sei.sp.gov.br/ ) que é diferente da página inicial do SEI SP para usuários externos e também é diferente do SEI de outros órgãos.
Caso esteja ocorrendo algum erro na tela de login, limpe o cache do seu navegador, seguindo as orientações dos links, conforme o navegador que estiver utilizando:
Como limpar o cache do Chrome
Como limpar o cache do Firefox
Como limpar o cache do Mac
Atualize a página com CRTL F5 e tente novamente;
Caso o erro persista, atualize a versão do seu navegador:
Atualizar o Chrome
Atualizar o Firefox
Atualizar o Safari
Caso o erro persista, entre em contato com a equipe de implantação do seu órgão.
Primeiro Acesso ao SEI
Caso você nunca tenha acessado o SEI e seja o seu primeiro acesso, saiba que o acesso de usuários ao SEI SP se dá por meio cadastro prévio realizado pelo seu órgão.
Caso sua unidade já esteja credenciada e você já tenha sido incluído como membro da unidade, basta entrar no (https://sei.sp.gov.br/) com seu login e senha, sendo:
·login: seu número de CPF ou usuário de rede do seu órgão.
·senha: a mesma dos outros sistemas que você utiliza no órgão, ou aquela recebida por e-mail.
Senha não funciona:
· Entre em contato com o administrador local do seu órgão.
Trocar a senha
• AD Prodesp: Clique aqui
• AD Órgão de origem: Contatar a área de suporte T.I
Mudei de Unidade:
• Entre em contato com o administrador local do seu órgão.
Como assino um documento elaborado em minha unidade?
Caso você precise assinar um documento que foi elaborado na sua Unidade SEI, por você mesmo ou por qualquer membro, basta que você entre no processo e localize o documento a ser assinado na árvore de documentos do processo. Os documentos elaborados por outras unidades só podem ser assinados por meio do Bloco de Assinatura.
Como assino um documento em um bloco de assinatura?
Caso você tenha sido informado que deve assinar um documento em um bloco de assinatura, faça o seguinte:
1. Entre na unidade onde o documento foi disponibilizado para você assinar
2. No Menu lateral esquerdo, clique em “Blocos de Assinatura”
3. Verifique o número do bloco a ser assinado
O bloco de assinatura deve ser utilizado quando se precisa da assinatura de um ou mais membros de outras unidades, pois um documento interno não pode ser assinado por pessoas de outras unidades, apenas pelos membros da unidade onde o documento foi criado. Assim, o bloco de assinatura é a única forma para se obter a assinatura de membros de outras unidades.
Por exemplo, quando você cria uma requisição de transportes, assina como solicitante, seu chefe imediato assina autorizando sua viagem, mas você precisa ainda da assinatura do ordenador de despesas, que se encontra em outra unidade. Nesse caso, você deve enviar a requisição para o ordenador por meio do bloco de assinatura, pois não adianta enviar o processo para a unidade dele, pois ele não conseguirá assinar o documento dessa forma.
Como assino um documento em um bloco de assinatura?
Caso você tenha sido informado que deve assinar um documento em um bloco de assinatura, faça o seguinte:
1.Entre na unidade onde o documento foi disponibilizado para você assinar
2.No Menu lateral esquerdo, clique em “Blocos de Assinatura”
3.Verifique o número do bloco a ser assinado
4.Clique sobre o número do bloco para ver o(s) documento(s) a ser(em) assinado(s)
5.Você pode clicar sobre o número do documento para ler e analisar se está ok para você assinar; caso não esteja, você pode incluir Anotações clicando no ícone e devolver o bloco para correções; se necessário, você pode elaborar um Ofício ou Despacho no processo informando sobre as correções necessárias para que você assine
6.Após certificar-se de que o documento está em ordem para sua assinatura, clique no ícone da caneta para assinar ou dentro do próprio do documento aparece uma opção para assinar
7.Na tela de assinatura, selecione o seu cargo correto para este tipo de documento, considerando que você possa ter mais de um cargo na unidade (p.ex. Docente ou Chefe de Departamento ou Membro do Conselho):
8.Insira sua senha e clique em “Assinar“
9.Após assinar, você verá seu nome no campo “Assinaturas”; talvez haja outros nomes, caso outros usuários tenham assinado o mesmo documento.
10.Na tela de blocos, na linha do bloco que você assinou, clique no ícone “Retornar Bloco”
11.Na tela de confirmação, clique em “Ok”
12.O bloco desaparecerá na sua lista de blocos de assinatura e retornará à Unidade Remetente
Para enviar um documento para assinatura de um ou mais membros de outras unidades, você deve utilizar o Bloco de Assinatura, conforme segue:
1. Criar o documento interno desejado
2. Se necessário para este tipo de documento, assinar e/ou coletar as assinaturas de todos os membros da unidade
3. Disponibilizar o documento em um bloco de assinatura.
IMPORTANTE
Você só pode inserir o documento em um único bloco de assinatura!!!! Caso você insira um mesmo documento em dois blocos de assinatura diferentes, não será possível para nenhuma das pessoas assinar o bloco!!!
Caso precise enviar o mesmo documento para várias unidades, insira todas as unidades no mesmo bloco.
4. Caso não exista, você terá que criar novo bloco:
a.Clicar sobre o número do documento desejado
b.Clicar no ícone “Incluir em Bloco de Assinatura”
c.Clicar em “Novo“
d.Atribuir um nome ao bloco, tal como “Para assinatura de [nomes das pessoas que vão assinar]”. Deve ser um nome que fique claro para as outras unidades quem deve assinar o documento.
e.Atribuir às unidades onde se encontram os membros que vão assinar o bloco.
f.Salvar o bloco
5. Selecionar o bloco desejado.
6. Selecionar o(s) documento(s) para inserir no bloco
7. Clicar em “Incluir”. Ao incluir, você verá o número do bloco na coluna “Blocos” na mesma linha do(s) documento(s) que você selecionou
8. Clicar no número do bloco para abrir em nova janela. Guarde o número do bloco para disponibilizar!!!
9. Ao abrir a lista de blocos, observar que o bloco ainda está aberto, portanto não disponível para outras unidades acessarem para assinatura. Somente após disponibilizar o bloco, outras unidades terão acesso!
10. Na linha do bloco que você inseriu o documento, clicar em “Disponibilizar bloco”
11. Ao disponibilizar o bloco, os assinantes das unidades para onde o bloco foi enviado, poderão ter acesso ao bloco para assinatura.
Pode ser porque o documento está preso em um bloco de assinatura que foi enviado para outra unidade, mas não foi retirado do bloco.
Para retirar o documento do bloco, fazer o seguinte:
1.Entre no processo em que o documento se encontra
2.Copie o número SEI do documento
3.Clique no menu “Consultar Andamento”, logo abaixo da árvore de processos
4.Clique em “Ver Histórico Total”
5.Usando CRTL F, cole o número SEI do documento e localize este número no histórico para ver o número do bloco de assinatura em que ele foi inserido.
6.Observe se o documento foi retirado do bloco depois ou não. Se não foi retirado do bloco, este é o problema: precisa ser retirado do bloco para que seja assinado na unidade.
7.Copie o número do bloco de assinatura onde o documento foi inserido
8.Abra o menu lateral e entre em “Blocos de Assinatura“
9. Localize na busca o número do bloco
10. Clique no número do bloco para acessar os documentos
11. Verifique se o documento que você precisa está no bloco
12. Retire o documento do bloco, clicando no ícone que está na linha correspondente ao número do documento
13.Agora você poderá retornar ao processo e assinar o documento normalmente
Não consigo assinar o documento no bloco de assinatura. O que fazer?
Há algumas razões para que você não consiga assinar um documento no bloco de assinatura:
1. O documento não foi disponibilizado com o bloco:
para que um membro de outra unidade possa assinar um documento em um bloco de assinatura, é necessário
que a unidade solicitante inclua o documento no bloco e disponibilize o bloco para a sua unidade. Assim, verifique
se o documento está mesmo no bloco; se não, peça para a outra unidade que criou o documento inserir o
documento no bloco e disponibilizar para a sua unidade.
2. O bloco não foi disponibilizado para sua unidade: você entrou na lista de blocos, mas não consegue ver o bloco com número indicado pela unidade solicitante e mesmo assim os membros dela dizem que já colocaram o documento no bloco. Nesse caso, a unidade solicitante precisa disponibilizar o bloco para a sua unidade.
3. Você não está na unidade na qual o bloco foi disponibilizado: se você faz parte de mais de uma unidade no SEI, verifique se você está, de fato, na unidade em que o bloco foi disponibilizado. Caso não esteja, basta você alternar para a outra unidade em que o bloco foi disponibilizado.
4. Você está tentando assinar um documento externo no bloco: o bloco de assinatura só aparece no conjunto de ícones das ações de documentos internos, ou seja, quando clicamos em um documento interno assinado ou não. Você, e/ou qualquer outra pessoa da sua unidade com perfil Básico, pode assinar documentos internos antes de enviá-lo em um bloco de assinatura. No entanto, o bloco de assinatura não aparece no conjunto de ícones das ações para os documentos externos, pois não é possível assinar documentos externos no SEI, apenas autenticá-los.
5. O seu perfil de usuário não permite a assinatura de documentos no SEI: o perfil básico, que é atribuído aos servidores é o que permite a assinatura em documentos no SEI; usuários com perfil “colaborador”, em geral terceirizados e estagiários, não podem assinar no SEI; nesse caso, o usuário deve ser cadastrado como usuário externo e ser dado o acesso ao documento para assiná-lo ou assinar de forma manuscrita.
Se você está tentando assinar um documento que foi criado por um membro da sua própria unidade, mas ele não fica disponível para você assinar, pode ser por um dos seguintes motivos:
• seu perfil de usuário não permite assinatura: se você tem um perfil de usuário “Colaborador sem Assinatura”, não será possível que você assine nenhum documento no SEI; nesse caso, será necessário que a unidade o cadastre como usuário externo para que possa assinar o documento disponibilizado pela unidade
• o documento está preso em um bloco de assinatura: se alguém da sua unidade disponibilizou o documento que você deseja assinar em um bloco de assinatura para outra unidade e não retirou o documento do bloco, então ninguém da sua unidade conseguirá assinar o documento; nesse caso, verifique o status de andamento do processo e veja em qual bloco de assinatura o documento foi inserido e por quem; a seguir, peça para o responsável pela inclusão no bloco que o retire do bloco para que você possa assinar; alternativamente, você mesmo pode retirar o documento do bloco, mas assegure-se de que o documento já foi assinado pelo(s) membro(s) da(s) outra(s) unidade(s) para a(s) qual(is) foi disponibilizado.
Há algumas razões para que você não consiga inserir um documento no bloco de assinatura:
1. Você está tentando inserir um documento externo no bloco: o bloco de assinatura só aparece no conjunto de ícones das ações de documentos internos, ou seja, quando clicamos em um documento interno assinado ou não. Você, e/ou qualquer outra pessoa da sua unidade com perfil Básico, pode assinar documentos internos antes de enviá-lo em um bloco de assinatura. No entanto, o bloco de assinatura não aparece no conjunto de ícones das ações para os documentos externos, pois não é possível assinar documentos externos no SEI, apenas autenticá-los.
2.Você está tentando inserir um documento criado por outra unidade: somente os membros da unidade que cria um documento interno conseguem inseri-lo em um bloco de assinatura. Caso você precise inserir um documento de outra unidade no bloco, deve solicitar para esta unidade que o inclua ou você pode criar um documento novo usando este como um modelo.
3. Você inseriu um documento em mais de um bloco de assinatura ao mesmo tempo: nesse caso, você conseguiu inserir o documento em dois blocos de assinatura, mas não será possível disponibilizar o documento para a outra unidade, pois não é permitido disponibilizar o mesmo documento em blocos diferentes ao mesmo tempo. Para resolver isto, você deve excluir o documento de um dos blocos, deixando -o em um único bloco. Caso precise enviar para mais de uma unidade, você pode inserir várias unidades no mesmo bloco sem problemas. Ou seja, você não precisa criar um bloco separado para cada unidade com o mesmo documento e sim criar um bloco com o documento para várias unidades.
4. Você já disponibilizou o bloco e está tentando inserir um novo documento no bloco: se você já disponibilizou um bloco para assinatura e está tentando inserir um outro documento no mesmo bloco, você precisa cancelar a disponibilização do bloco e só então você conseguirá inserir o novo documento no bloco para disponibilizar novamente.
O uso da assinatura pode ser feito por qualquer membro de uma unidade com perfil básico no SEI. Somente os membros com perfil colaborador é que não podem assinar documentos no SEI, pois não têm permissão para tal.
No entanto, da mesma forma que os membros de uma unidade não assinavam quaisquer documentos que estavam dentro de um processo em papel sobre a mesa da Secretaria de uma Unidade, também os documentos no SEI, mesmo que seja possível, não devem ser assinados por qualquer membro da unidade, exceto por aqueles a quem são atribuídos e que tenham a competência legal para assiná-los.
Cada documento de um processo é elaborado e assinado por membros específicos, de acordo com suas funções e atribuições, normalmente definidas por legislação vigente.
Somente os documentos produzidos dentro do SEI poderão ser assinados, no caso de Documento Externo (documento digital não produzido diretamente no sistema SEI/SP, independentemente de ser nato-digital ou digitalizado e de ter sido produzido ou recebido pelo órgão ou entidade), onde está incluído o tipo PDF também, é possível realizar a autenticação que permite dar legitimidade ao documento externo digitalizado e inserido no SEI, comprovando sua autenticidade por meio de assinatura eletrônica do servidor que efetuou a operação.
Esse recurso poderá ser utilizado para organizar internamente grupos de processos que possuem alguma semelhança entre si.
Sempre que for necessário a visualização de minutas de documentos em unidades diferentes da produtora, todavia é importante lembrar que esse recurso não permite edição nem assinatura dessas minutas.
Todas as unidades devem devolver, mas se não devolverem, você pode excluir a disponibilização quando ver que todas as unidades já assinaram o documento.
É comum a necessidade de uma unidade dar acesso público a uns poucos documentos restritos de um processo restrito ou sigiloso. Por exemplo:
· Documentos de uma reunião, tais como a pauta e a ata, que precisam ficar visíveis publicamente, enquanto outros precisam continuar restritos
· Documentos de um processo administrativo disciplinar, que é mantido em sigilo durante a execução, mas que apresenta alguns documentos finais, tais como relatórios, que devem ser públicos após encerramento
A orientação para esses casos é utilizar dois processos separados e relacionados, sendo um restrito ou sigiloso e o outro público, inserindo-se os respectivos documentos de acordo com o nível de acesso de cada um.
